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Réflexions sur les Groupes de Travail ainsi que leur équivalence auprès des institutions

Question initiale

Exemple : Quand la banque nous demande de faire parvenir la pièce d'identité du Président, qui nomme t-on ? Nos statuts ne comportent en effet pas de case “président”.

Si on essaie de faire une correspondance fonctionelle :

président → l'ensemble des membres de l'asso

dirigeant/décideur → l'ensemble des membres de l'asso

trésorier → un groupe de travail de l'asso

secrétaire → un groupe de travail de l'asso

responsable (face aux institutions : police, juridique, municipalités ?…) → le collège solidaire

responsable (administratif : arcep, organisme quelconque…) → un groupe de travail

Complications et questionnements

Cette organisation soulève en fait de nombreuses questions que nous n'avons pas répondues.

Schémas d'horizontalité

Dans une asso classique, le rôle du président est de pouvoir décider de tout à tout instant.

En optant pour un modèle horizontal, cette facilité a tendance à se perdre, sauf dans un cas de figure : décréter que tout le monde est «président». Cela signifie avoir une confiance absolue en tous les membres de l'asso.

2nd schéma d'horizontalité possible : le fait que “tout le monde soit égal au sein de l'asso” ne signifie pas que nous accordons “tout pouvoir” (accès au compte en banque, accès aux serveurs…) à “tous les membres de l'asso”. En gros, nous sommes égaux car nous n'avons rien le droit de faire (ou pas grand chose), et nous devons passer par une concertation (en AG ou autre) pour nous accorder le droit de faire quelque chose (principe du mandat).

C'est plutôt vers ce 2ème schéma que nous nous sommes penchés, en se basant sur le consensus1). Les mandats passent ainsi par la constitution de groupes de travail.

Idée : alternativement à l'idée du “tous présidents”, on pourrait avoir un “groupe président” (ça ressemble à un bureau), avec des présidents interchangeables. Toute personne appartenant au groupe «présidents» serait habilitée à se présenter comme président et à agir en tant que tel. L'administration (expl: Banque) ne retiendrait qu'un seul président, mais le nouveau président pourrait constituer les papiers nécessaires qui légitiment son pouvoir de gestion.

Il reste à décider :

  • Si les membres ne disposent effectivement d'aucune marge de manoeuvre, et que tout passe par des mandats
  • Ou si certains rôles sont attribués d'office, et dans ce cas quelle est la limite d'action des personnes non mandatées

A priori, on partirait sur le 2nd modèle (les membres peuvent déjà être actifs dans l'asso sans qu'un mandat précis leur soit octroyé).

Nuances entre Groupes de travail et mandats

Nuance entre groupe de travail et mandat : le GdT sous-entend que la fonction est remplie de façon non-individuelle. Il invite à ce que le pouvoir ne soit pas placé dans les mains d'une unique personne, mais plutôt donné à un groupe (où chacun.e peut agir indifféremment).

Le terme «mandat» est peut⁻être plus souvent utilisé pour dire que l'on confère le pouvoir à un individu (plutôt qu'un groupe), mais si l'on parle de mandat dans Mycélium, il faut le comprendre comme “pouvoir accordé à un groupe de travail”.

Rectif' : mandat est un terme neutre (applicable à individu, ou groupe), qui désigne une tâche à accomplir. C'est juste que chez Mycélium, les tâches ne sont effectuées qu'en GdT, et donc les mandats ne sont accordés qu'à des groupes.

Notamment, les institutions raisonnent plutôt en terme de “position/rôle” et donc de mandats tenus individuellement (président, etc). Et peut demander des pièces justificatives relatives à des personnes (plutôt qu'à des groupes de personnes).

Or, un groupe de travail ne possède pas de “pièce d'identité”.

  • Il semble difficile de contester les requis administratifs. Il faudrait faire valoir auprès de l'organisme que la responsabilité dans notre asso n'incombe pas à une personne mais à un groupe.
  • Lorsque la procédure peut désigner plusieurs personnes plutôt qu'une seule, on en profitera. (Il est a priori possible qu'un trésorier soit accompagné d'un vice-trésorier, et pourquoi pas d'autres personnes…).
  • Le GdT devra donc nommer certains membres 2) de son groupe pour fournir ces pièces. Des pistes pour choisir une personne mandatée : La discussion, l'accord de la personne, la disponibilité de la personne, la volonté d'impliquer des personnes qui ne sont pas déjà impliquées (éviter le cumul des mandats), envisager aussi des roulements sur les moments où de nouvelles pièces justificatives sont redemandées.

Comment comprendre cette désignation d'un «homme de paille» ? Ce n'est pas l'institution qui décide du pouvoir effectif des membres de notre association. Si l'institution/l'administration a désigné un ou plusieurs référents/responsables, cela ne veut pas dire que le GdT doive considérer qu'il n'y ait plus que ces personnes nominées comme étant détentrices du pouvoir au sein du GdT. Autrement dit, le pouvoir ne provient pas de la reconnaissance par l'institution/administration, mais il provient de nos décisions collectives.

Note: un GdT peut dans la pratique être constitué d'une seule personne.

Temps de décision pour l'établissement des Groupes de Travail

Quels sont les temps de décision où il est possible d'établir un Groupe de Travail, nous avons au choix :

  • Uniquement durant les assemblées générales
  • N'importe quand. Dans l'urgence, il se peut que nous souhaitions établir un “procès verbal” en dehors des temps d'AG.
    • D'un côté, c'est dangereux, car n'importe quel membre de l'asso peut alors établir ce PV et le mandat qui va avec.
    • De l'autre, même si cette pratique est réputée dangereuse et n'est pas officiellement reconnue, elle risque d'être pratiquée pour dénouer des situations et lorsqu'on sent que les enjeux sont moindres (il s'agira juste de faire avancer un dossier et de nommer quelqu'un “au pif”, à un poste assez peu lourd en responsabilités, donc on ne va pas freiner).

Il vaut donc mieux établir que les mandats peuvent s'effectuer n'importe quand, sauf les mandats à risque.

On pourrait ainsi autoriser l'écriture, hors AG, de mandats/PVs indiquant que telle personne prend telle responsabilité auprès de telle institution. Cela ferait partie des pouvoirs usuels des membres de l'asso.

Politique de firewall des mandats / Groupes de Travail

Nous disions plus haut que certains mandats pouvaient être accordés d'emblée.

On peut en fait voir le problème sur le modèle “liste noire” (tout est permis, sauf ça), plutôt que “liste blanche” (ces actions sont autorisées).

Il s'agit dans ce cas d'identifier les mandats à risque (ce que l'on ne souhaite pas que quelqu'un fasse sans concertation).

Ainsi, les membres de l'asso ont, à tout moment, tous les droits, sauf :

  • des opérations qui impliquent des changements de statuts de l'association
  • des opérations de trésorerie, qui impliquent des achats/versements d'argent supérieurs à 0€.
  • des opérations sur des services à accès restreint : accès aux machines, accès aux services administratifs protégés par un mot de passe. Qui ont a priori déjà fait l'objet d'un mandat spécifique.
  • … la liste pourrait être allongée au fil de notre évolution, en fonction de ce qui a déjà été accompli.

Ce 3ème point est un peu bancal : on interdit le mandat car le mandat a déjà été posé au préalable, comme un verrou. Mais on ne l'interdit pas s'il n'a pas déjà été posé. Il faut aussi voir ce qui empêcherait dans notre cas les membres de notre asso d'ouvrir un second compte en banque, de faire des démarches auprès des collectivités sans qu'on soit OK, d'acquérir une machine (gratos) alors qu'on n'en n'a pas besoin, d'installer un service sur la machine mais qui n'est pas cohérent avec le reste…

Peut-être est-il suffisant d'allonger cette liste de mandats qui ne doivent pas être “réoccupés”. Sinon ça veut dire rebasculer sur le mode “les membres de l'asso n'ont rien le droit de faire, tout doit être mandaté”.

Ou bien régler le curseur autrement, dire que tout ce qui est “Prospection” c'est OK, mais dès que ça implique un changement effectif (sur l'infra, ou sur nos rapports contractuels avec une autre institution/organisme) il faut que ça passe par un GdT. Ce mandat “Prospection” ou “Amorçage” n'interdirait donc pas la prise d'initiatives tant qu'elle n'a pas d'incidences lourdes.

Ces tâches “à risque” devant alors reposer sur des Groupes de Travail spécifiques.

Extensibilité/Réduction des Groupes de Travail

Selon les GdT, les membres peuvent être fluctuants (expl: groupe technique fluctuant, groupe «banque» peu fluctuant).

Les groupes de travail peuvent propager/réduire d'eux mêmes la portée de leur mandat à d'autres personnes qui rejoindront le groupe, à tout moment, tant qu'il y a consensus au sein du groupe.

Problème : il n'y a pas de suivi régulier du “qui fait partie du GdT”.

Réponse : ce suivi peut être constaté en AG : telle(s) personne(s) ont rejoint le GdT.

Problème : On ne sait pas non plus à quel moment le consensus au sein de ces GdT est obtenu s'il n'y a pas de temps formel de discussion.

Réponse : On peut faire un truc du genre : tant qu'une personne du GdT invite une autre personne, c'est bon. Et si une personne du GdT signale son refus (ce qu'elle peut faire à tout moment) alors par précaution la personne devra quitter le GdT, et la situation devra être clarifiée à la prochaine AG.

Renouvellement des assignations/buts d'un GdT

Les GdT fonctionnent en autonomie. Il est vraisemblable que ça s'éparpille un peu dans les missions (notamment techniques). Donc le mandat peut être vague, par exemple : faire évoluer notre infrastructure technique. Ou “Avoir le droit de toucher à l'infra”.

Est-ce qu'il peut y avoir 2 GdT techniques qui coexistent : a priori oui

Est-ce qu'un GdT peut se scinder (tout en conservant son mandat) : a priori oui

Du coup on se tourne vers des GdT plutôt permanents, plutôt que dissous. Peut-être que ça n'a pas d'importance…

1)
Consensus ne signifie pas qu'il doit y avoir unanimité, mais plutôt que personne ne s'oppose.
2)
il s'agira en quelque sorte «d'hommes de paille», donc dont le nom est sur le papier mais sans pouvoir effectif
travaux/administratif/refonte_des_statuts/correspondance_institutions_et_nos_statuts.txt · Dernière modification: 2018/12/06 11:17 par cacatoes